Términos de uso

Conserve los términos firmados por los usuarios de cada dispositivo: suba el PDF o DOCX firmado por dispositivo y empleado, y vea qué dispositivos aún no tienen ninguno.

Qué es y cuándo usarlo

Los términos de uso son un documento firmado que vincula a un empleado con un dispositivo: un acta de responsabilidad por un portátil, un acuerdo de uso aceptable, un formulario de custodia. SONAR guarda el archivo firmado asociado al dispositivo y al empleado, registra quién lo subió y cuándo, y muestra qué dispositivos aún no tienen ningún documento de términos adjunto.

Úselos para conservar la prueba de que cada persona que recibió un dispositivo firmó por él, y para encontrar los dispositivos que todavía no tienen firma. La aceptación se registra al subir el documento firmado: el archivo subido, su fecha y el empleado que nombra constituyen el registro.

Los términos se gestionan en dos lugares:

• Management › Terms, la lista de todos los dispositivos con sus términos.

• La pestaña TERMS de un dispositivo, en el panel del dispositivo de Dashboard › Sysadmin, para un solo dispositivo.

Antes de empezar

• Un rol con List Terms (grupo Terms en Admin Center › Roles) para abrir Management › Terms, y Manage Terms para subir o eliminar. Sin Manage Terms, los botones muestran "You don't have permission for this action".

• El documento firmado en un archivo PDF o DOCX de 10 MB como máximo.

• Si el empleado ya existe en Management › Employees, rellene antes allí su Name: la subida comprueba que el nombre coincide con la ficha del empleado. Vea Empleados.

Pasos

Subir un documento de términos firmado

1. Abra Management › Terms, busque el dispositivo con Search... y haga clic en el botón de subida (Upload) de su fila. Desde un dispositivo, abra en su lugar la pestaña TERMS y haga clic en Upload Term. Se abre Upload Term con el dispositivo en Agent.

2. En Employer, empiece a escribir y elija el empleado de la lista, que aparece como nombre -(nombre de usuario). Para registrar a una persona que todavía no es empleado, escriba el nombre y rellene Username (Ex: Employer ID).

3. En File, elija el PDF o DOCX firmado.

4. Haga clic en Upload. "Term uploaded successfully" lo confirma.

Ver, descargar o eliminar un documento de términos

1. En la fila del dispositivo, haga clic en el nombre del documento para abrir View Term. Un PDF se muestra en la ventana; use el botón de descarga para guardar el archivo. Un archivo DOCX se descarga en lugar de previsualizarse.

2. Cuando un dispositivo tiene más de un documento, haga clic en +n para ver All Terms.

3. Para quitar un documento, haga clic en el icono de la papelera ("Delete term from device") y confirme Delete term?. El archivo se elimina; esto no se puede deshacer.

Para sustituir un documento, elimínelo y suba el nuevo archivo firmado.

Qué debe ver

En la parte superior de Management › Terms, cuatro contadores: Total Devices, Devices with terms, Devices without terms y Total Terms.

La lista tiene una fila por dispositivo:

Columna	Contenido
Device	Nombre de host
Term Name	El nombre de archivo del primer documento, o "No term attached"; +n abre los demás
Employee	El empleado que nombra el documento; +n abre los demás
Date Uploaded	Cuándo se subió el documento
Status	attached cuando el dispositivo tiene al menos un documento, pending attach cuando no tiene ninguno
Actions	Subir y eliminar

Filter acota la lista a All, With terms o Without terms.

La pestaña TERMS de un dispositivo lista los documentos de ese dispositivo con el nombre de archivo, quién lo subió, el nombre de usuario del empleado y la fecha de subida, o "No terms found for this agent".

En Management › Employees, al seleccionar un empleado se listan los términos registrados para él, con el nombre de host y las direcciones IP locales del dispositivo.

Cómo verificar que funcionó

1. Tras la subida, la fila del dispositivo muestra attached en Status, el archivo en Term Name y la persona en Employee.

2. Devices with terms y Total Terms aumentan en uno.

3. En Management › Employees, seleccione el empleado: el documento aparece en Terms con el nombre de host del dispositivo y su usuario en Uploaded By.

Errores comunes

Síntoma	Causa	Solución
"Only PDF and .docx files are allowed"	El archivo es de otro tipo	Guarde el documento firmado como PDF o DOCX
"File size exceeds the limit of 10MB"	El archivo supera los 10 MB	Reduzca el archivo, por ejemplo escaneándolo con menos resolución
"The record 'username' already belongs to 'name', not 'other'."	El nombre de usuario existe con otro nombre	Elija el empleado de la lista Employer, o corrija el nombre en Management › Employees
"employer is required"	El empleado elegido no tiene Name	Rellene el Name en Management › Employees y vuelva a subir el archivo
"The employee 'name' already has a term in this device."	Cada empleado tiene un documento de términos por dispositivo	Elimine primero el documento existente para sustituirlo
"You don't have permission for this action" al subir o eliminar	Al rol le falta Manage Terms	Añada el permiso

Referencia de campos

Campo	Qué hace	Valores aceptados	Predeterminado
Agent	El dispositivo al que pertenece el documento	Se rellena a partir del dispositivo, solo lectura	El dispositivo seleccionado
Employer	La persona que firmó	Un empleado existente, o un nombre nuevo	Vacío
Username (Ex: Employer ID)	Nombre de usuario de una persona que todavía no es empleado; se crea un empleado nuevo con él	Texto	Se rellena y se bloquea cuando se elige un empleado existente
File	El documento firmado	PDF o DOCX, hasta 10 MB	(sin valor)
Filter	Qué dispositivos se listan	All, With terms, Without terms	All

Páginas relacionadas

• Empleados: las personas para las que se registran los términos

• Detalles del dispositivo: el panel del dispositivo y su pestaña TERMS

• La lista de dispositivos

• Roles y permisos